Każde przedsiębiorstwo różni się od siebie pod wieloma względami. Nawet jeśli działają w tych samych branżach. Mają nie tylko inną liczbę pracowników, metodę pracy, ale i wykorzystują inne narzędzia. Wiele procesów można zautomatyzować. Ułatwia to pracę i wpływa na efektywność pracy. Jak wygląda proces wdrażania automatyzacji w firmie? Sprawdźmy to.
Od czego zacząć?
Odpowiednia i kompetentna firma specjalizująca się w dostarczaniu tego typu rozwiązań to początek drogi. Wdrożenie automatyzacji procesów w firmie przyniesie wiele długofalowych korzyści, jeśli zajmą się tym specjaliści.
Pierwszym krokiem powinna być ocena i rozeznanie się w sytuacji firmy potrzebującej usługi zautomatyzowania. Taki audyt będzie miał wpływ na późniejsze decyzje oraz pozwali określić, jakie funkcje w systemie będą niezbędne, aby dana firma funkcjonowała lepiej. Audyt pozwoli skupić się również na procesach, które w firmie nie wypadają najlepiej pod kątem efektywności.
Weryfikacja zadań
Kolejnym ważnym punktem na liście jest sprawdzenie, które zadania i procesy wymagają powtarzalnych czynności. Wszystko trzeba zweryfikować w celu ustalenia ich zautomatyzowania. Wiadomo, że im więcej zadań można zautomatyzować, tym lepiej. Natomiast nie można nastawiać się, że wdrożeniem automatyzacji załatwi się wszystko. Podczas wdrażania najlepiej skupić się na procesach powtarzalnych i wykonywanych mechanicznie. W ten sposób system odciąży pracowników, którzy bez względu na rodzaj wykonywanej pracy potrzebują więcej czasu na określoną czynność, niż system, który zrobi to w ułamku sekundy.
Czy dokumenty biurowe mają znaczenie?
Tak, dokumenty biurowe, zarówno te w formie papierowej, jak i zdigitalizowanej mają znaczenie. Należy przemyśleć kilka punktów, które wymienimy poniżej.
– Jak dużo dokumentów jest księgowanych i katalogowanych?
– Jak generowane są raporty?
– W jaki sposób wprowadzane są do systemu faktury?
– W jaki sposób są katalogowane dokumenty?
Jeśli w którymś punkcie tkwi problem, to po przeanalizowaniu, wiele niedociągnięć da się naprawić dzięki automatyzacji. Jej wdrożenie sprawi, że pracownicy zajmujący się tym zaoszczędzą czas i najprawdopodobniej uniknie się możliwych błędów.
Szkolenie pracowników
Wdrożenie automatyzacji w firmie przyniesie wiele korzyści. Będzie perfekcyjnie dopasowanym do potrzeb określonego przedsiębiorstwa narzędziem, jeśli tylko pracownicy będą umieli z niego korzystać. Aby tak się stało, niezbędne będzie zorganizowanie szkolenia dla nich. W tym czasie przyszli użytkownicy poznają funkcję oprogramowania i nauczą się obsługiwać platformę służącą do automatyzacji.
Wdrażanie automatyzacji
Po dogłębnej analizie i rozpoznaniu wszelkich błędów popełnianych w firmie można zacząć wdrażać system. Oprogramowanie jest dostosowywane do potrzeb Twojej firmy, dlatego powinno znacząco usprawnić pracę, zwiększyć efektywność pracowników i odciążyć ich z monotonnych, powtarzalnych czynności. Co więcej, powinno zacząć działać od zaraz. Nie musisz czekać na efekty tydzień, dwa lub miesiąc.
Automatyzacja to nie wszystko
Wdrożenie automatyzacji w firmie to nie wszystko, czym powinniśmy się zainteresować. Po szkoleniu pracowników warto zwrócić uwagę na ich zaangażowanie i poziom radzenia sobie z oprogramowaniem. Warto ich zachęcać do korzystania z nowych technologii.
W jaki sposób można to zrobić? Nie narzucać szybkiego czasu, w którym muszą zaprzyjaźnić się z oprogramowaniem. Warto pokazać, że rozumiemy, że mają pewne obawy, dlatego mają np. miesiąc na oswojenie się i nauczenie podstawowych funkcji potrzebnych do pracy na co dzień. Przez samodzielne dochodzenie, uczenie się na własnych błędach i z odrobiną wyrozumiałości szefa nauczą się najwięcej.
